O presidente da Associação dos Notários e Registradores do Rio Grande do Sul (Anoreg/RS), João Pedro Lamana Paiva, e o representante do Colégio Notarial do Brasil – Seção Rio Grande do Sul (CNB/RS), tabelião e conselheiro da União Internacional do Notariado (UINL), Flávio Fischer; participaram da live ‘Boas práticas para Serventias Extrajudiciais’, promovida pela Fundação Escola Notarial e Registral (Enore), na última segunda-feira (20.07). A transmissão foi feita pelo moodle da Fundação e coordenada pela presidente do Instituto de Registro de Imóveis do Rio Grande do Sul (IRIRGS), Denize Alban Scheibler
Lamana Paiva agradeceu o convite e cumprimentou o presidente da Enore, Ricardo Kollet, e a gestora administrativa da entidade, Astrid Müller, pelo trabalho desempenhado para a classe extrajudicial. Ele também cumprimentou a coordenadora da live, o representante do CNB/RS, e a consultora de Gestão Estratégica de Cartórios (E-tab/RS), Sabrina Gomes Regra.
“Por mais preparados que estivéssemos, jamais pensaríamos que iríamos passar por esse momento de dificuldade, de tristeza, com esse vírus que não escolheu pessoas, data ou hora”, iniciou o presidente. Para contextualizar sua fala, ele citou um encontro a respeito do Provimento nº 88 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), realizado em Brasília, ainda no mês de março, no qual algumas pessoas contraíram o vírus. “Então, na volta, falando com o Dr. Maurício e Dr. Lucas [juízes-corregedores da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado (CGJ/RS), Lucas Kachny e Maurício Ramires], eu disse – o que nós vamos fazer agora?”, contou o presidente.
De acordo com Lamana Paiva, a primeira ação no 1º Registro de Imóveis de Porto Alegre para combate ao novo Coronavírus, em 9 de março, foi a distribuição de máscaras para toda a equipe. Depois, a vacinação de todo o corpo de funcionários contra a gripe comum.
“Hoje em dia, a gestão, em qualquer atividade, é essencial. E, na nossa, mais do que nunca, porque a comunidade confia muito no nosso serviço e o Poder Judiciário também. Tanto é que, a todo momento, temos recebido recomendações, como a nº 46 para proteção do idoso”, destacou.
Ele contou que preparou primeiro a gestão de segurança, com adaptação da rotina de proteção aos usuários e colaboradores, reorganização da serventia para manter a distância de 1,5 metro entre os colabores, medição de temperatura corporal e práticas de higiene.
“Nós temos um laudo dizendo que estamos trabalhando de acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS). Isso porque nós tivemos todos os cuidados, fizemos o treinamento da equipe. Passamos a usar instrumentos que não tínhamos antes. Então, veio um instrutor e nos ensinou”, explicou Lamana Paiva.
Ele abordou a gestão de pessoal, e citou a capacitação dos colaboradores a respeito das precauções a serem tomadas no atendimento ao público, que atendia cerca de 250 pessoas diariamente. “Eu tirei 30 cadeiras, passei a controlar na entrada do edifício para que subissem em grupos de 4 pessoas. Além das máscaras, tem a barreira de acrílico. Outra coisa importante é cumprir o número da equipe, determinado pela CGJ/RS: são dois Provimentos – números 25 e 26 –, que estão em pleno vigor”.
Conforme contou, em função das classificações de grupo de risco, metade do corpo de funcionários da serventia está atuando por meio do teletrabalho mas, para o funcionamento da modalidade, é preciso verificar se os colabores têm condições de desempenhar suas funções fora do ambiente de trabalho.
“Home Office não é só mandar os papéis para trabalhar em casa. Primeiro tem que ver se tem internet, computador. Se não tem, nós temos que ceder. É preciso ver se tem um local em que ele possa trabalhar, tem que ter telefonia eficiente – ninguém gosta de atendimento lerdo”, pontuou Lamana Paiva.
Sobre a gestão financeira, ele ponderou a respeito das medidas autorizadas pela lei, que permitem a redução de carga-horária dos funcionários, demissão, suspensão e negociação de contratos, que se tornaram necessárias. “Nós tivemos diversos dias fechados. Abril foi o pior mês e, agora, continua com renda 40, 50 e até 60% menor. Então tem que ter um jeito de balancear”, ponderou.
O presidente destacou, também, que considerou importante, e de grande valia, a determinação da CGJ/RS, que estabeleceu o funcionamento das serventias notariais e registrais de acordo com a bandeiras de classificação de risco, estabelecidas pelo estado.
Ao final de suas ponderações, o presidente da Anoreg/RS cumprimentou novamente os presentes, e destacou a admiração pelo trabalho desenvolvido pela consultora de gestão estratégica e os próximos passos e projetos da entidade.
“Quero antecipar o lançamento da campanha ‘Cartório – Ambiente Seguro contra Covid-19’, que, se aprovada pelo Fórum de Presidentes das entidades notariais e registrais, deve ser lançado nas próximas semanas. Porque nós temos que nos preocupar e cuidar de todos os colaboradores e usuários”, concluiu Lamana Paiva.
O representante do CNB/RS também comentou as medidas adotadas na serventia em relação à prevenção ao novo Coronavírus. Conforme contou, em função da idade, ele está em isolamento desde o início da pandemia, e segue fazendo a administração do 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Novo Hamburgo. Ele citou, como referência para a adoção das medidas, o manual de orientações disponibilizado pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR).
“Além de todas as medidas de prevenção, eu acho que é importante exercitar a comunicação. Não podemos dar espaço para as pessoas se sentirem mal, preocupadas. No Protesto, que é minha principal fonte de renda, eu já tinha um processo de demissão e readaptação do serviço. Com a pandemia, eu achei que não ia ter como manter os custos e corri para pedir empréstimos. A única vez que eu pedi empréstimo para pagar funcionário, foi na época do Collor [ex-presidente da República, Fernando Collor (1990 – 1992). E a gente tem a cultura com a equipe de gestão e colaboradores, de deixar claro que todos podem confiar nas nossas decisões”, contou Fischer.
Conforme o tabelião, todas as tomadas de decisões são feitas com amor ao próximo. A sugestão da equipe de consultores, foi que se utilizasse o termo generosidade, mas ele decidiu falar em amor em relação aos funcionários, fornecedores, familiares e usuários. “Eu tenho, em outubro, um ‘Dia do Orgulho de Pertencer’, que é um dia em que os funcionários levam as famílias para o Tabelionato um dia inteiro, para confraternizar”, contou.
O conselheiro da UINL afirmou que, inclusive, as decisões que levam a demissões, são baseadas nas melhores práticas, que partem do sentido amoroso, da clareza nas decisões e da transparência. Todos os funcionários recebem o manual de boas práticas e o de participação na equipe, para saberem quais são suas funções, seus direitos e deveres. Todavia, ponderou que é consciente de que nem todas as serventias possuem renda suficiente para investir em programas de gestão, apesar da necessidade.
“Eu fico preocupado com os colegas de ofícios menores. Ao mesmo tempo que quem tem equipes menores, consegue manejar, não tem estrutura para fazer esse trabalho. Por isso, eu sempre me coloco à disposição, no que eu puder ajudar, e faço isso com muito prazer”, afirmou o tabelião.
Ele relatou que. no início da pandemia, também passou por situações de medo em função da nova situação e da necessidade iminente de tomar decisões. Por isso, organizou todas as ações. “Eu mando um comunicado semanal para o grupo, reforçando as orientações. Tenho sistema de câmeras de monitoramento no celular: viajando ou não – e agora, isolado –, eu consigo acessar e ver o que está acontecendo. Mas nunca tive a preocupação de ver isso como um controle rígido, muito pelo contrário, era para ajudar”.
Conforme contou, o trabalho rápido e eficiente sempre foi ponto crucial no desenvolvimento das atividades no Tabelionato, atingindo até 80% do atendimento na serventia em apenas 10 minutos. Todavia, neste momento, a orientação é para que os atendimentos sejam realizados com calma, a fim de evitar o máximo possível aglomerações e permitir a utilização e aplicação correta das medidas de prevenção ao contágio.
“Antes, era cobrada essa performance, de termos que atender com amorosidade, mas com rapidez e sem perder a segurança. Agora eu digo: vamos com calma. O mais importante é que as regras do jogo, desde o início, sempre estiveram muito claras. Tudo isso vem de um planejamento e gestão anterior, porque não é só sair correndo agora”, afirmou.
Ele também realizou um contrato de responsabilidade com os funcionários, a respeito do cumprimento das normas de prevenção ao contágio, no qual um tornou-se fiscal do outro, e foi estabelecida a obrigação da utilização dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Segundo Fischer, o objetivo é prevenir riscos, dentro e fora do Tabelionato, para evitar a contaminação e possível contágio pela falta de medidas de proteção fora do ambiente de trabalho.
O representante do CNB/RS agradeceu o convite e destacou, novamente, a necessidade de agir com consciência e amorosidade em tudo que se fizer. “Se a gente tiver coragem de se comunicar com amorosidade, respeito e consideração pelas outras pessoas, a gente vai conseguir enfrentar essas ações decorrentes da pandemia”.
“Nós, notários e registradores, somos um corpo. Se um de nós não obedecer às regras, desrespeitar a ética, nós estamos desmerecendo a categoria, a classe e todos nós. Vamos trabalhar sempre pensando no aspecto solidário, tanto com colaboradores, colegas e usuários. Ter essa consciência é viver essa consciência”, finalizou Fischer.
A presidente do IRIRGS, agradeceu a participação dos convidados e dos mais de 100 inscritos no debate.
Fonte: Assessoria de Imprensa da Anoreg/RS
